Notion: Der einfache Weg zur ISO 27001 Zertifizierung für Startups und KMU?
Eine Alternative zu Confluence?
Mit unserem ISMS SmartKit, einem leistungsfähigen ISMS Framework auf Basis von Atlassian Confluence, haben wir bereits zahlreiche Unternehmen erfolgreich zur ISO 27001 Zertifizierung geführt. Confluence ist in vielen Unternehmen als bevorzugtes Wiki etabliert und die Integration des ISMS SmartKit ist einfach und schnell. In letzter Zeit wird jedoch immer häufiger Notion als ernstzunehmende Alternative zu Confluence genannt. Wir haben uns daher die Frage gestellt, ob Notion auch als Basis für ein ISMS geeignet ist.
Notion ist ein umfassendes Werkzeug für das Management von Inhalten und Projekten in Teams. Die webbasierte Anwendung bietet eine einfache und intuitive Bedienung auf jedem Gerät und unterstützt die Zusammenarbeit mit Vorlagen und Templates.
Diese Faktoren sprechen dafür, dass Notion auch für den Aufbau eines Information Security Management Systems (ISMS) im Unternehmen eingesetzt werden kann, um die Zertifizierung nach ISO 27001 zu erreichen. Wir haben es ausprobiert und berichten in diesem Blogbeitrag über unsere Erfahrungen und ziehen ein Fazit.
Was genau ist ein ISMS bzw. die ISO 27001?
ISO 27001 ist ein internationaler Standard für Informationssicherheit, der von der International Organization for Standardization (ISO) herausgegeben wird. Sie legt die Anforderungen an ein ISMS fest, das ein Unternehmen einführen kann, um die Informationssicherheit seiner Daten und Systeme zu verbessern.
Mit der Zertifizierung nach ISO 27001 zeigt ein Unternehmen, dass es sich um die Informationssicherheit seiner Kunden und Geschäftspartner kümmert und seine Informationssysteme auf einem hohen Niveau schützt. Dies kann ein klarer Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen sein, die keine Zertifizierung nachweisen können, da es für Kunden ein Indiz für höhere Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit ist. Darüber hinaus kann eine erfolgreiche Zertifizierung dazu beitragen, das Risiko von Datenschutzverletzungen und -schäden zu minimieren, was für Unternehmen ebenfalls von großem Vorteil ist.
Wie kann Notion beim Aufbau eines ISMS helfen?
Ein ISMS besteht zu einem großen Teil aus “dokumentierten Informationen”. Dazu gehören in erster Linie Richtliniendokumente, aber auch normenspezifische Dokumente wie eine Anwendbarkeitserklärung, eine Managementbewertung oder schriftlich fixierte Sicherheitsziele. Notion eignet sich ideal, um diese Dokumente und Richtlinien im ISMS strukturiert abzulegen und zu verwalten. Insbesondere die Möglichkeit, diese Dokumente kollaborativ zu erstellen und anzupassen, macht die Arbeit am ISMS wesentlich angenehmer als in Word- oder Excel-Dokumenten. Darüber hinaus bietet Notion eine einfache Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten nachzuverfolgen. Dies ist eine weitere Anforderung der ISO 27001.
Natürlich ist die Erstellung und Pflege von Dokumenten nicht der einzige Bestandteil eines ISMS. Prozesse wie das Risikomanagement, die Durchführung interner Audits oder die Vorbereitung und Behandlung von Sicherheitsvorfällen sind unerlässlich. Für diese Zwecke haben uns die Datenbanken von Notion überzeugt. Datenbanken sind ein zentraler Bestandteil von Notion und äußerst flexibel einsetzbar. So können z.B. für das Risikomanagement Assets und Geschäftsprozesse in diesen Datenbanken angelegt und dann einfach miteinander in Beziehung gesetzt werden (siehe Bilderkarussell). Diese Datenbankfunktionen sind ein großer Vorteil gegenüber Atlassian Confluence.
Notion bietet auch die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen und zu organisieren, um sicherzustellen, dass Aufgaben im Rahmen des ISMS (regelmäßig) erledigt werden.
Nachteile? Um die Nachweispflicht im Zertifizierungsaudit zu erfüllen, muss für einige wichtige Dokumente über mehrere Jahre nachvollziehbar sein, wie der Stand zum Zeitpunkt des Audits war. Eine unbegrenzte Änderungshistorie ist in Notion jedoch nur in der Enterprise Version verfügbar. Hier muss also ggf. mit einem Workaround wie dem PDF-Export in Notion gearbeitet werden, um die relevanten Dokumente nach einem Audit sicher archivieren zu können.
Grundsätzlich waren wir aber von unseren ersten Tests so überzeugt, dass wir uns daran gemacht haben, die Inhalte aus unserer Confluence basierten ISMS Lösung nach Notion zu übertragen, um ein noch besseres Gefühl dafür zu bekommen, wie sich das Arbeiten im ISMS in Notion anfühlt.
Einige Ergebnisse sind in den folgenden Screenshots zu sehen, wie es letztendlich funktioniert hat, erfährst du im Fazit.
Fazit
In deinem Unternehmen wird Notion bereits eingesetzt und die Zertifizierung nach ISO 27001 ist ein Ziel? Dann gibt es keinen Grund zu zögern, denn Notion bietet eine hervorragende Lösung für den Aufbau eines ISMS. Mit seiner Benutzerfreundlichkeit und seinen vielfältigen Funktionen bietet es eine einfache Möglichkeit, ein ISMS effizient aufzubauen und zu verwalten. Die flexibel einsetzbaren Datenbanken sind dabei ein großes Plus. Darüber hinaus macht es einfach Spaß, gemeinsam an optisch ansprechenden und wertvollen Inhalten in Notion zu arbeiten.
Starte noch heute und nutze das ISMS SmartKit auf Basis von Notion als Effizienz-Booster für einen schnellen Weg zur ISO 27001 Zertifizierung.
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